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宴会の幹事というのは、何かと手間がかかることが多く、頼まれた際にはつい「めんどくさいなあ・・・」なんて思われる方も少なくはないかと思います。ただ、幹事をしっかりと務めることは、周囲からの評価アップにもつながるもの。なぜなら、幹事には宴会の段取りや周りへの気遣いなど、さまざまなことが問われるからです。今回は、デキる宴会幹事について、普通の幹事とどこが違うのか、幹事に必要なポイントを、基本から裏技まで徹底的に解説していきます。
※宴会や食事会はくれぐれも”密”を避けてお楽しみください。店舗にご相談いただくと、換気や広さの確保など、可能な限り対応できる場合があります。
宴会の幹事に求められることとは
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宴会幹事には、宴会を円滑に進行させ、終了まで参加者に楽しんでもらえるように準備をする責任があります。その際に必要なこととしては、まずはお店選び。メンバーの好みなどを確認しつつ、多くの人が楽しめるお料理、そしてゆったりとくつろげる空間があるお店をしっかりと選びましょう。お店を決める際には店員さんとのやりとりもして、何かイレギュラーがあったとしてもしっかり対応できるような準備をしておくといいかもしれません。
そして宴会が始まったあとは、円滑な司会進行や気配りが求められます。会社の宴会などであれば、上司や部下の席の配置、声かけ、挨拶の割り振りなども必要になるでしょう。そして、お酒を飲み過ぎてしまった方がいた際の、介抱の準備などもしておくと、いいかもしれません。
デキる幹事が抑えているポイント
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ここでは、デキる幹事が抑えているポイントをまとめています。まとめを参考に、具体的なプランを立てていきましょう。
デキる幹事の事前準備
デキる幹事は、事前準備を怠りません。まずその会社や宴会の規模感によって自分一人で幹事をやすのか、誰かに協力してもらってやるのかを決めましょう。あまりに大きい規模の会だと、部署が違ったりで、自分一人で参加者を集めるのは困難です。なので、規模感が大きい場合は、協力者をまず集めて幹事のチームを結成しましょう。
当日の事前準備としては、「いつ、何を、誰が」やるのかを詳しい工程として作っておきましょう。例えば「参加費の集金の方法」「挨拶」など、どのように？誰が？いつやるのか？しっかりと事前に決めておいて、当日グダグダにならないように気をつけましょう。
デキる幹事の日程調整
デキる幹事は、日程調整から力の入れようが違います。しっかりと周りの意見や希望を情報収集し、分析しておくことが重要です。
まず日程調整していく順序として、主賓やトップの方からまず日程を抑え、その日程を参加者たちに伝えて、出欠を取っていく形がスムーズです。
やはり全員が参加するというのは難しいので、どこを優先して決めるかがポイントになってきます。もちろん参加できる人数が一番多い日が良いですが、主賓やトップなど、その会に最も関係の深い人たちが参加できないと意味がありません。なのでまずは、関係性の強い人たちから日程を抑えていくのが最適です。
デキる幹事のお店選び
デキる幹事は、周囲を楽しませたいというホスピタリティのもと、参加者がどんな食事を好むのかなど、日常会話である程度の情報を収集しておきましょう。
また、デキる幹事はお店の雰囲気や接客対応なども事前に調べておきます。例えば、ネットの予約フォームなどを使って予約せず、ちゃんと電話で予約するようにし、お店の接客レベルもしっておきましょう。コールをかけても中々反応しなかったり、対応が悪い場合はあまりおすすめはできません。料理の美味しさ、接客態度をしっかりと自分で知っておきたいのであれば、下見として一度事前に訪れてみるのもいいかもしれません。
幹事が注意しておくべきトラブル
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日程調整、お店選びが順調にいっても、当日トラブルがおこってしまうこともあります。そういう不測の事態にどう備えればよいのか、事前に備えておきましょう。
喫煙や飲めない人などとのトラブル
まず、予約時に店が分煙か禁煙、または喫煙所があるかどうかを確認しておきましょう。分煙の場合は喫煙者・禁煙者で席を分けることを心掛け、禁煙席に座る場合は、喫煙者の為にも、喫煙スペースがある場合には、喫煙者がそちらに行きやすいような席を配置してあげるようにしましょう。
お酒が飲めない人は、金銭面でどうしても割負け感が残ってしまいます。そういったことが無いように、美味しい料理や、いるだけで楽しいと思える雰囲気づくりで解消してあげましょう。
酔いつぶれた人への介抱
楽しい会には酔いつぶれる人も付きものです。酔いつぶれた人の介抱は幹事の仕事でもあります。できる限り介抱してあげましょう。ただ、異性同士など、女性の介抱を、男性に任せることは少し問題になってしまうので、責任を持って幹事が直接介抱するか、女性の方へは、違う女性の方にお願いしましょう。
まとめ
宴会の幹事になったら、何をすればいいのか不安になったり、やる事の多さに圧倒されてしまうかもしれません。ですが、しっかりと事前準備をしておけば、着々と段取り通りに進むでしょう。
この記事の内容をご活用いただければ、スムーズに準備が整い、デキる幹事として、役目をまっとうできることと思います。ぜひ、本記事をご活用いただいて、宴会を盛り上げて成功させてください。
この記事を書いた人：jumy7
私はこれまでに、フリーランスのWebライターとして6年間従事してまいりました。グルメ関係の記事は、直近の1年間で150本以上制作。食事という時間を更に楽しく、美味しくできるよう、皆さまに記事をお届けしております。
