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10月後半になると、そろそろ忘年会の準備をはじめるという方もいらっしゃるかと思います。ゆっくり構えて準備をしようとしたら、すでに週末などのいい日は予約で埋まっていた…そんな経験から、早め早めに段取りを組んでおこうとされる方も多いのでは。忘年会の段取りは、出席確認やお店の予約だけではなく、いろいろな作業が必要となってきます。その中で、大規模な忘年会であればキチンとした案内文を書くという方もいらっしゃるでしょう。今回は、忘年会の案内文の書き方などについて、テンプレート付きで紹介していきますね。
忘年会の案内文のポイント
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案内文を書く上で、最低限押さえなくてはいけないところは、日時、場所、会費といった情報です。自分では分かっていても、初めてその文章を見る人に伝わらなくては意味がありません。また、遠方から足を運ぶ人もいるのであれば、会場へのアクセスなどについてもキチンと書くべきでしょう。
また、忘年会をするのであれば、できるだけ多くの人に参加してもらいたいもの。ビジネスシーンなどではマナーを押さえつつ、読んだ人が足を運びたくなるような内容にしたいですね。催しを用意しているならその概要や、交流の場としての活用など、いろいろな面で会の魅力を訴求したいものです。
最後に、忘年会の時期は多くの方が多忙にされています。キチンと読んで、その日に時間を作っていただくためにも、文章自体は早い段階で送るようにしたいところです。可能であれば会の一月前、少なくとも2週間前には読んでもらえるようにしましょう。
案内文に絶対に必要な項目
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忘年会の案内文を作成するにあたり、まずは必要な項目を確認しておきましょう。これさえおさえておけば、しっかりと相手に内容が伝わるでしょう。
- 「日付」⇒案内文を作成した日付を記しておきましょう。
- 「タイトル」⇒忘年会のご案内など
- 「案内文」⇒忘年会の内容などのお知らせ
- 「詳細」⇒詳しい詳細、日時や場所、地図、幹事名などを羅列しておく
- 「出欠の期日」……出欠についての期日や返信先などを最後に記しておく
案内文のテンプレートをご紹介
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「会社内で忘年会の案内文を送るテンプレート」
社員 各位
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
〇〇株式会社
総務部 〇〇
忘年会のご案内
社員の皆様、お仕事お疲れ様です。今年も残すところわずかとなりましたので、恒例の忘年会を下記の通り開催いたします。
つきましては社内の親睦をはかり、来年をさらなる飛躍の年へとする良い機会にしたいと存じます。
年の瀬を迎える中、ご多用とは存じますが楽しい企画などもご予定しておりますので、是非ご参加下さいますようお願い申し上げます。
記
日時 20〇〇年〇月〇日（〇） 午後〇時〇分より
場所 〇〇 ※地図
住所 〇〇
電話番号 〇〇〇-〇〇〇〇
（地下鉄〇〇線〇〇駅下車徒歩〇分）
会費 〇,〇〇〇円
幹事 〇〇部 〇〇 内線〇〇
誠に恐れ入りますが、〇月〇日までに部署ごとの出欠表を幹事まで提出して下さい。
まとめ
忘年会の案内文の大切なポイント、そしてテンプレートについて紹介してきました。忘年会に1人でも多くの参加者を募るためにも、しっかりとポイントを抑えて案内文を作りましょう。ぜひ、こちらの記事のテンプレートや重要事項を参考に、素敵な忘年会の案内文を作ってみてください。
※この記事は「ミライザカ」のWebサイトで過去に掲載したものを一部変更したものです。
この記事を書いた人：jumy7
私はこれまでに、フリーランスのWebライターとして6年間従事してまいりました。グルメ関係の記事は、直近の1年間で150本以上制作。食事という時間を更に楽しく、美味しくできるよう、皆さまに記事をお届けしております。
