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歓迎会で幹事を任された! やるべきことをすべて伝授します

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4月になって10日目、この春から環境が変わったという方は、そろそろリズムができてきた頃でしょうか。新しい環境に飛び込んだ方も、新しい仲間を迎えいれた方も、早くお互いを理解し合って、円滑に物事を進めていきたいところですね。

さて、新しい仲間と打ち解ける場として、歓迎会があります。今回は、歓迎会で歓迎会で幹事を任された場合の、やるべきことを伝授いたします。幹事の方は、ぜひチェックしてみてください。

※宴会や食事会はくれぐれも”密”を避けてお楽しみください。店舗にご相談いただくと、換気や広さの確保など、可能な限り対応できる場合があります。

幹事がやるべきこと「準備」

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幹事を任された場合、事前準備を怠ってはいけません。事前準備をしてる人としてない人とでは当日の進み方が全然違います。事前準備で抑えておくべきポイントを紹介しておきましょう。

  1. 幹事を一人でやるのか、複数でやるのか決める』⇒まずは、その歓迎会がどのくらいの規模感なのか?それによって自分一人で幹事をするのか、誰かに協力してもらってやるのかを決めましょう。
  2. 日程調整』⇒歓迎される人の希望に合わせて、社長や上司の方からまず日程を抑え、その日程を参加者たちに伝えて、出欠を取っていきましょう。
  3. お店選び』⇒歓迎される人との普段の日常会話などである程度の情報を収集しておき、料理の美味しさ、接客態度なども事前に調べて選ぶようにしましょう。

 

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幹事がやるべきこと「当日」


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当日の事前準備としては、「いつ、何を、誰が」やるのかを詳しい工程として作っておきましょう。例えば「参加費の集金の方法」「挨拶」など、どのように?誰が?いつやるのか?しっかりと事前に決めておいて、当日グダグダにならないように気をつけましょう。

歓迎会において、最初の挨拶は重要なポイントのひとつです。挨拶によって場の雰囲気がつくられるので、元気に、それでいてシンプルな形にしましょう。長さは30秒くらいですぱっと終わらせるのが、テンポが良くていいでしょうね。

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次は、その場にいる一番の上役の方の挨拶になります。その際は、役職や名前など、その方がどういう方なのかが新しい仲間にも分かるよう、はっきりと伝えるようにしましょう。

その後は乾杯ですね。集まったメンバーの中で、ある程度古株で乾杯をするのに適した人がいると思いますので、そうした方に音頭をとってもらいましょう。そうして歓談の時間へと移っていくわけですが、そこで新しい仲間が浮いてしまわないよう、気遣いをしていきたいですね。既存メンバーを紹介していくとか、アイスブレイクを挟むのもおすすめです。積極的に話題を振っていくなどして、スッと打ち解けられるような工夫をしていきたいところです。

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幹事がやるべきこと「翌日」

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幹事は翌日になってもまだやるべきことはあります。歓迎会の翌日は、挨拶をくれた上司や、社外の方などに、幹事からお礼メールをする必要があります。自分が開いた会に参加してくれたことへの感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。

他にも、歓迎会の参加者へ、明朗会計であることを報告してあげると、幹事として一流です。参加費が妥当であったと参加者が納得できるように、計算して発表すれば、翌年以降の歓迎会の参加率も上がるでしょう。参加費と追加徴収分の内訳や、コース料金などを計算して、差引残高は返金してあげるなどすれば、参加者も安心してまたあなたに幹事を任せられるでしょうね。

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まとめ

歓迎会のの幹事になったら、何をすればいいのかわからなかったり、歓迎される人が本当に喜んでくれるのか不安に思うかもしれません。ですが、しっかりと事前準備をして、本気になってやりきれば、きっと喜んでくれて、自分自身も達成感が味わえるでしょう。

この記事の内容をご活用いただければ、スムーズに歓迎会の準備が整い、幹事として、役目をまっとうできることと思います。ぜひ、本記事をご活用いただいて、宴会を盛り上げて成功させてください。

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この記事を書いた人:jumy7
私はこれまでに、フリーランスのWebライターとして6年間従事してまいりました。グルメ関係の記事は、直近の1年間で150本以上制作。食事という時間を更に楽しく、美味しくできるよう、皆さまに記事をお届けしております。